Durée légale de conservation de vos documents

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Contrats, factures, livre comptable, statuts… Savez-vous combien de temps vous devez conserver vos documents ?

Documents et pièces comptables

Document à conserver Durée de conservation Texte réglementaire applicable
  • Livres et registres comptables
10 ans à partir de la clôture de l’exercice comptable article L123-22 du Code du commerce
  • Pièces justificatives (bons de commande, bons de livraison ou de réception, factures, etc.)
10 ans à partir de la clôture de l’exercice comptable article L123-22 du Code du commerce

Documents civils et commerciaux

Document à conserver Durée de conservation Texte réglementaire applicable
  • Contrat ou convention conclu dans le cadre d’une relation commerciale
5 ans article L110-4 du Code de commerce
  • Contrat conclu par voie électronique
10 ans à compter de la livraison ou de la prestation article L213-1 du Code de la consommation
  • Correspondance commerciale (bons de commande, bons de livraison, etc.)
10 ans à partir de la clôture de l’exercice comptable article L123-22 du Code de commerce
  • Contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers
30 ans article 2227 du Code civil
  • Document bancaire (talon de chèque, relevé bancaire…)
5 ans article L110-4 du Code de commerce
  • Document établi pour le transport de marchandises
5 ans article L110-4 du Code de commerce
  • Déclaration en douane
3 ans article 16 du règlement européen n°2913/92
  • Police d’assurance
2 ans à partir de la résiliation du contrat article L114-1 du Code des assurances
  • Facture clients ou fournisseurs
10 ans à partir de la clôture de l’exercice comptable article L123-22 du Code de commerce

Documents fiscaux

L’article L102B du livre des procédures fiscales stipule que « les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration doivent être conservés pendant un délai de six ans […] ». Cela concerne notamment l’impôt sur le revenu, l’impôt sur les sociétés, les bénéfices industriels et commerciaux (BIC), les bénéfices non commerciaux (BNC), les impôts directs locaux, la cotisation foncière des entreprises (CFE), la taxe sur la valeur ajoutée, etc.

Documents sociaux

Document à conserver Durée de conservation Texte réglementaire applicable
  • Statuts d’une société
5 ans à partir de la radiation de la société du registre du commerce et des sociétés article 2224 du Code civil
  • Compte annuels (bilan, compte de résultat et annexe)
10 ans à compter de la clôture de l’exercice article L123-22 du Code de commerce
  • Convocations, feuilles de présence et pouvoirs
3 ans article L225-117 du Code de commerce
  • Rapports du gérant ou du conseil d’administration
3 ans article L225-117 du Code de commerce
  • Rapports des commissaires aux comptes
3 ans article L225-117 du Code de commerce
  • Registre des procès-verbaux d’assemblées et/ou de conseil d’administration
5 ans à partir du dernier procès-verbal enregistré article 2224 du Code civil
  • Ordre et registre des mouvements de titres
5 ans à compter de la fin de leur utilisation article 2224 du Code civil

Sanctions en cas de non-conservation de vos documents :

Dans certains cas, ne pas conserver les documents de votre entreprise peut vous valoir des sanctions.

C’est notamment le cas pour la conservation des documents fiscaux : l’article 1734 du Code général des impôts précise qu’une « amende de 5 000 euros est applicable en cas d’absence de tenue [des] documents [demandés par l’administration dans l’exercice de son droit de communication] ou de destruction de ceux-ci avant les délais prescrits».

Source www.economie.gouv.fr

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